Come gestire una riunione aziendale con l’aiuto dell’AI
Le riunioni giocano un ruolo cruciale nella vita di un’azienda, il momento in cui i diversi attori organizzativi si incontrano per condividere i punti di vista, dubbi, strategie, fornendo una piattaforma per la comunicazione, la collaborazione e la decisione.
Eppure, tra i diversi momenti che scandiscono la vita aziendale, uno degli argomenti più noti è la difficoltà che si incontra per riuscire a gestire le riunioni nel migliore dei modi al fine di ottimizzare l’efficienza generale dell’intera azienda.
Scegliere il momento giusto per organizzare un meeting non è semplice: fissarlo al termine di una giornata lavorativa può essere efficace se l’argomento definisce la conclusione di un progetto o uno step di avanzamento. Ma se invece il meeting riguarda la pianificazione di un nuovo lavoro o di una strategia, una sessione di brainstorming, di solito è preferibile organizzarlo al mattino, quando le energie e l’attenzione sono al 100%.
Le sfide della pianificazione aziendale
Ma quali sono le sfide che si presentano davanti alla pianificazione di una riunione aziendale?
In primis la calendarizzazione, che deve tenere conto delle disponibilità di tutti i partecipanti; successivamente la preparazione delle presentazioni, che deve essere chiara, coinvolgente e pertinente; la verbalizzazione delle riunioni, che deve essere accurata e comprensibile ed in fine la condivisione delle decisioni, che deve essere comunicata in modo efficace a tutte le parti interessate.
Come l’AI può aiutare durante la pianificazione di una riunione
Nel cercare di affrontare queste sfide entrano in gioco le tecnologie di intelligenza artificiale, le quali possono risolvere molti problemi legati alla gestione delle riunioni aziendali.
Una lista di attività di pianificazione aziendale che potrebbero essere svolte con l’ausilio dell’AI è la seguente:
- Pianificazione e calendarizzazione: gli strumenti basati sull’AI possono essere usati per programmare le riunioni. Questi strumenti sono in grado di prendere in considerazione la disponibilità di tutti i partecipanti, i fusi orari e anche le preferenze personali per suggerire i momenti più opportuni. Ad esempio, un assistente virtuale può inviare inviti a riunioni e raccogliere le risposte, facilitando la pianificazione delle riunioni, riducendo il lavoro di invio di mail con form e doodle.
- Preparazione delle riunioni: gli strumenti di AI possono essere utilizzati per raccogliere e analizzare informazioni pertinenti prima della riunione. Questo può includere l’analisi dei dati aziendali, l’elaborazione di rapporti e la creazione di presentazioni visive. Ad esempio, una piattaforma di business intelligence basata sull’AI può analizzare le prestazioni finanziarie dell’azienda e generare un report in modo automatico, che può poi essere presentato in riunione.
- Conduzione delle riunioni: durante la riunione, gli strumenti di AI possono facilitare la discussione e assicurare che tutte le voci vengano ascoltate. Ad esempio, uno strumento di moderazione basato sull’AI può seguire la conversazione e assicurare che tutti i partecipanti abbiano la possibilità di parlare. Può anche riconoscere quando la discussione si discosta troppo dall’argomento e riportarla sul binario giusto.
- Verbalizzazione delle riunioni: dopo la riunione, gli strumenti di AI possono essere usati per creare verbali dettagliati. Un’applicazione di trascrizione automatica può convertire l’audio della riunione in testo, mentre uno strumento di sintesi basato sull’AI può raccogliere i punti chiave della discussione e creare un resoconto strutturato della riunione. Questo facilita non solo la documentazione della riunione, ma anche la comprensione e l’implementazione delle decisioni prese.
- Condivisione delle decisioni: infine, l’AI può essere utilizzata per comunicare le decisioni prese durante la riunione a tutti i membri del team, in un formato che sia facilmente comprensibile. Ad esempio, un sistema di gestione delle conoscenze basato sull’AI può distribuire le informazioni a tutti i membri del team e fornire loro un accesso facile e veloce alle decisioni e ai verbali delle riunioni.
Limiti ed efficienza nell’utilizzo dell’AI
L’AI può svolgere un ruolo fondamentale in ogni fase della gestione delle riunioni, dalla pianificazione alla condivisione delle decisioni. Questo porta a riunioni più efficienti e produttive, risparmiando tempo e risorse e migliorando la collaborazione e la comunicazione all’interno dell’organizzazione.
Ma, nonostante il potenziale dell’intelligenza artificiale nella gestione delle riunioni aziendali, è cruciale prendere in considerazione i limiti potenziali del suo utilizzo:
- la privacy dei dati sensibili: pertanto è necessario implementare le misure di sicurezza e conformità per limitare il rischio che le informazioni possano cadere nelle mani sbagliate e vengano utilizzate in modo improprio;
- la fiducia nelle decisioni prese dall’AI: nonostante l’intelligenza artificiale possa stilare dei verbali dettagliati, sono sempre le persone che devono interpretare e agire su queste decisioni.
Le piattaforme AI che aiutano a gestire le riunioni aziendali
Esiste una piattaforma in grado di gestire tutte le fasi di una riunione aziendale? Dopo un’attenta ricerca, la risposta sembra essere no. Tuttavia, nel mondo digitale, tutto è possibile.
Numerose piattaforme possono supportare diverse fasi del processo delle riunioni, tra queste vi sono:
- Google Calendar: questa app gratuita per la pianificazione fa parte della suite di Google e offre un’ottima integrazione con altre app come Gmail, consentendo flessibilità e la creazione di calendari di gruppo.
- x.ai e Calendly: queste piattaforme utilizzano l’AI per programmare le riunioni e inviare promemoria ai partecipanti.
- Doodle: questa piattaforma permette di creare sondaggi per trovare il momento migliore per una riunione.
- Sherpany e iBabs: queste soluzioni offrono funzionalità per gestire e ottimizzare le riunioni, registrare verbali e decisioni, e mantenere tutti i dati sensibili al sicuro.
- RemotePC Meeting, LogMeIn GoToMeeting, RingCentral Office, Microsoft Teams, Google Apps, Zoom, ClickMeeting, CyberLink U Meeting, BigBlueButton, Zoho Meetings e Lifesize: tutte queste piattaforme per videoconferenze consentono di organizzare riunioni a distanza con una serie di funzionalità di supporto.
- Sherpany: fornisce una guida su come redigere i verbali delle riunioni.
- Tableau: questa piattaforma per l’analisi dei dati offre una guida sul processo decisionale basato sui dati e suggerisce di condividere le dashboard per evidenziare le informazioni chiave.
Conclusioni
I risultati delle ricerche confermano l’ipotesi che non esiste una singola piattaforma in grado di gestire l’intero processo delle riunioni aziendali, ma numerose applicazioni che offrono soluzioni parziali. Pertanto, una soluzione che faciliti e ottimizzi l’intero ciclo delle riunioni rappresenterebbe un notevole valore aggiunto, senza però dimenticare che è di fondamentale importanza affrontare in modo proattivo le sfide legate alla privacy dei dati e alla fiducia nelle decisioni basate sull’AI. Solo così si potrà realizzare appieno il potenziale dell’AI, assicurando al contempo che le riunioni aziendali rimangano luoghi sicuri, affidabili e inclusivi per la collaborazione e la presa di decisioni.
